Je kent het wel: je klikt een ‘perfecte’ kandidaat open, pakt de telefoon… en krijgt de voicemail van iemand die twee banen, drie skills én een nieuw e-mailadres verder is. Lijkt een onschuldig detail, maar deze kleine fout vreet elke dag tijd, reputatie en – schrik niet – tonnen aan misgelopen marge bij zo’n 70 % van de staffingbureaus. Hoe kan één verouderd veld zó duur uitpakken? En belangrijker: Hoe stop je het voorgoed?
Hoe kan zoiets kleins zó groot uitpakken?
Iedere dag verandert 2 - 3 % van de gegevens in een kandidatenbestand. Telefoonnummers verhuizen, mailadressen verdwijnen, functietitels schuiven op. Tel dat een paar maanden bij elkaar op en je zoekt letterlijk in een ballenbak vol spookprofielen.
Volgens Gartner verliest een gemiddeld bedrijf jaarlijks 12,9 miljoen dollar door slechte data. Zet daar de marges van een staffingbureau naast en je voelt ‘m: elke dode lead is een gat in je begroting.
Even een verhaal
Lisa, senior recruiter bij een middelgrote detacheerder, had vorige week acht telefoontjes nodig voor één bevestigde intake. Vier gesprekken gingen naar nummers die niet meer bestonden. Twee keer belandde ze in een voicemailjungle. Eén kandidaat bleek al lang binnen bij de concurrent. Tijdens de vrijdagborrel rekende ze snel: zo’n anderhalf uur foetsie. En dat was nog maar één dag uit haar week.
Herkenbaar? Dan weet je hoe snel de teller oploopt.
Populaire misvattingen en waarom ze niet kloppen
Mythe 1: “Onze database is goud; recruiters moeten gewoon beter zoeken.”
Uit interne audits bij 60+ bureaus bleek gemiddeld 40 % van de profielen verouderd. Goud? Eerder zand in je motor.
Mythe 2: “We doen elk kwartaal een grote opschoonactie; dan ben je er weer.”
Handmatig schoonmaken is dweilen terwijl de kraan openstaat. Tegen de tijd dat je klaar bent, is het eerste kwart weer verouderd.
Mythe 3: “LinkedIn lost dit wel voor me op.”
LinkedIn-gegevens verfrissen inderdaad sneller dan je ATS. Alleen: je eigen systeem blijft het brakke fundament onder je proces. Zonder slimme koppeling pluk je die kennis nooit op tijd.
Waar gaat het dan wél mis?
Data decay
Elke maand veroudert 2 - 3 % van de records. Dat stapelt.Legacy ATS
Veel oudere systemen slaan e-mail, telefoon en skills op in vrije tekst. ATS'en kunnen daar weinig mee.Menselijk gedrag
Recruiters tikken snel, slaan cv’s lokaal op en vergeten verplichte velden. Tja, we blijven mensen.Geen databeleid
Zolang niemand eigenaar is, heeft ook niemand er last van - tot de boete of de misser.
De rekening: even een snelle som
Stel: een recruiter factureert 30 euro per uur en besteedt 6 uur per week aan nutteloos graafwerk. Dat is 180 euro. Maak daar 50 recruiters van en je bent 9.000 euro kwijt… per week. In een jaar praat je bijna over een half miljoen. Au.
Goed, en nu het goede nieuws
Er ís een uitweg die minder pijn doet dan je denkt.
1. Automatiseer verrijking
Koppel een dataprovider aan je ATS.
Laat AI velden valideren en standaardiseren.
2. Zet kandidaten zelf aan het stuur
Stuur halfjaarlijkse “Check-je-profiel” mails.
Geef een mobiele portal waar binnen 30 seconden geupdate kan worden.
3. Maak één iemand eindverantwoordelijk
Noem ze Data Steward, Data Boss, wat jij wilt.
Geef die persoon KPI’s en autoriteit.
4. Bouw ‘compliance-by-design’ in
Automatiseer toestemming en bewaartermijnen.
Zo voorkom je boetes én irritatie.
5. Quick wins voor vandaag
Zet een simpel rapportje op dat alle “niet-bereikbaar”-tags toont.
Gooi profielen ouder dan vijf jaar in quarantaine. Je hoeft niet alles meteen weg te gooien, maar wees eerlijk: wanneer heb je die nog gebeld?
Het aha-moment
Veel bureaus denken dat een nieuwe ATS het wondermiddel is. In werkelijkheid zit 80 % van de winst in betere data-stromen rond je oude systeem. Met een slimme laag eroverheen kun je binnen weken resultaat zien, zonder verhuizen, zonder eindeloze implementatie.
Payoff - wat neem je mee?
Out-of-date databases kosten je stilletjes tonnen.
De boosdoeners: data decay, legacy software, menselijk slordigheid.
De remedie: automatiseren, eigenaarschap, kandidaten betrekken.
Klein beginnen loont; elke procent schone data scheelt telefoontjes en reputatieschade.
En, eerlijk is eerlijk: je hóeft het wiel niet zelf uit te vinden. Spadework UpToDatabaser is speciaal gebouwd voor staffingbureaus die dit lek willen dichten. Eén keer koppelen, daarna werkt het systeem op de achtergrond. Geen magie, maar gewoon actuele data, altijd.
Zin in zorgeloze data? Neem contact op en ontdek hoe veel rust dat geeft. Klinkt aantrekkelijk, toch?
