Sie kennen das: Sie klicken auf einen 'perfekten' Kandidaten, greifen zum Telefon ... und erreichen die Mailbox von jemandem, der zwei Jobs, drei Fähigkeiten und eine neue E-Mail-Adresse weiter ist. Es scheint ein harmloses Detail zu sein, aber dieser kleine Fehler kostet jeden Tag Zeit, Ruf und – erschrecken Sie nicht – unmengen an entgangenem Gewinn bei etwa 70 % der Personalagenturen. Wie kann ein veraltetes Feld so teuer werden? Und wichtiger: Wie stoppen Sie es endgültig?
Wie kann etwas so Kleines so große Auswirkungen haben?
Jeden Tag ändern sich 2 - 3 % der Daten in einer Kandidatendatenbank. Telefonnummern werden geändert, E-Mail-Adressen verschwinden, Jobbezeichnungen verschieben sich. Addiert man das über ein paar Monate, sucht man buchstäblich in einem Meer von Geisterprofilen.
Laut Gartner verliert ein durchschnittliches Unternehmen jährlich 12,9 Millionen Dollar durch schlechte Daten. Vergleichen Sie das mit den Margen einer Personalagentur und Sie spüren es: Jeder tote Lead ist ein Loch in Ihrem Budget.
Eine kleine Geschichte
Lisa, Senior Recruiter bei einer mittelgroßen Personalagentur, brauchte letzte Woche acht Anrufe für ein bestätigtes Vorstellungsgespräch. Vier Gespräche gingen an Nummern, die nicht mehr existierten. Zweimal landete sie in einem Voicemail-Dschungel. Ein Kandidat war bereits bei der Konkurrenz beschäftigt. Während des Freitagsbierchens rechnete sie schnell: etwa anderthalb Stunden verloren. Und das war nur ein Tag ihrer Woche.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann wissen Sie, wie schnell sich der Zähler erhöht.
Beliebte Missverständnisse und warum sie nicht stimmen
Mythos 1: „Unsere Datenbank ist Gold; Recruiter müssen nur besser suchen.“
Interne Audits bei über 60 Agenturen zeigten, dass durchschnittlich 40 % der Profile veraltet sind. Gold? Eher Sand im Getriebe.
Mythos 2: „Wir führen jedes Quartal eine große Aufräumaktion durch; dann passt wieder alles.“
Manuelles Säubern ist wie Putzen, während der Wasserhahn läuft. Wenn Sie fertig sind, ist das erste Viertel schon wieder veraltet.
Mythos 3: „LinkedIn löst das für mich.“
LinkedIn-Daten werden tatsächlich schneller aktualisiert als Ihr ATS. Aber: Ihr eigenes System bleibt die wackelige Grundlage Ihres Prozesses. Ohne clevere Verbindung nutzen Sie dieses Wissen nicht rechtzeitig.
Wo liegen die wirklichen Probleme?
Datenverfall
Jeden Monat veralten 2 - 3 % der Datensätze. Das summiert sich.Legacy-ATS
Viele ältere Systeme speichern E-Mail, Telefon und Fähigkeiten in Freitext. ATS können damit wenig anfangen.Menschliches Verhalten
Recruiter tippen schnell, speichern Lebensläufe lokal und vergessen Pflichtfelder. Nun ja, wir bleiben Menschen.Kein Datenmanagement
Solange niemand verantwortlich ist, kümmert es auch niemanden - bis zur Strafe oder dem Fehler.
Die Rechnung: eine schnelle Berechnung
Angenommen: ein Recruiter berechnet 30 Euro pro Stunde und verbringt 6 Stunden pro Woche mit nutzlosen Grabungen. Das sind 180 Euro. Multiplizieren Sie das mit 50 Recruitern und Sie verlieren 9.000 Euro ... pro Woche. Im Jahr sind das fast eine halbe Million. Autsch.
Gut, und jetzt die gute Nachricht
Es gibt einen Ausweg, der weniger schmerzt, als Sie denken.
1. Automatisierung der Anreicherung
Verbinden Sie einen Datenanbieter mit Ihrem ATS.
Lassen Sie KI Felder validieren und standardisieren.
2. Setzen Sie die Kandidaten selbst ans Steuer
Senden Sie halbjährliche „Überprüfe dein Profil“-Mails.
Stellen Sie ein mobiles Portal zur Verfügung, das in 30 Sekunden aktualisiert werden kann.
3. Machen Sie eine Person verantwortlich
Nennen Sie sie Data Steward, Data Boss, wie Sie möchten.
Geben Sie dieser Person KPIs und Autorität.
4. Integrieren Sie „Compliance-by-Design“
Automatisieren Sie Einwilligung und Aufbewahrungsfristen.
So vermeiden Sie Bußgelder und Irritationen.
5. Quick Wins für heute
Erstellen Sie einen einfachen Bericht, der alle „nicht erreichbar“-Tags zeigt.
Setzen Sie Profile, die älter als fünf Jahre sind, in Quarantäne. Sie müssen nicht alles sofort löschen, aber mal ehrlich: Wann haben Sie die zuletzt angerufen?
Der Aha-Moment
Viele Agenturen denken, dass ein neues ATS das Wundermittel ist. Tatsächlich liegt 80 % des Erfolgs in besseren Datenflüssen um Ihr altes System. Mit einer klugen Schicht darüber können Sie innerhalb von Wochen Ergebnisse sehen, ohne Umzug, ohne endlose Implementierung.
Payoff - was nehmen Sie mit?
Veraltete Datenbanken kosten Sie still und heimlich ein Vermögen.
Die Übeltäter: Datenverfall, alte Software, menschliche Schlamperei.
Die Lösung: Automatisierung, Verantwortungsübernahme, Einbindung der Kandidaten.
Klein anfangen lohnt; jeder Prozentpunkt sauberer Daten spart Anrufe und Reputationsschäden.
Und, Hand aufs Herz: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Spadework UpToDatabaser ist speziell für Personalagenturen gebaut, die dieses Leck schließen wollen. Einmal verbinden, danach arbeitet das System im Hintergrund. Keine Magie, sondern einfach immer aktuelle Daten.
Lust auf sorglose Daten? Nehmen Sie Kontakt auf und entdecken Sie, wie viel Ruhe das bringt. Klingt verlockend, oder?
