Time-to-fill, time-to-hire en cost-per-hire: definities en benchmarks [2026]

Deze drie cijfers vormen de kern van elke recruitmentrapportage, maar ze worden constant door elkaar gehaald. Daardoor vergelijk je appels met peren en worden benchmarks nietszeggend. Deze gids legt uit wat elk cijfer precies meet, geeft de formules met rekenvoorbeelden en zet de actuele benchmarks op een rij: van de 44 dagen gemiddelde time-to-fill (SHRM) tot de 42 dagen die Nederlandse organisaties gemiddeld nodig hebben (Intelligence Group).

Wat is het verschil tussen time-to-fill en time-to-hire?

Dit is de meest gemaakte fout in recruitmentrapportage, en meteen de belangrijkste om recht te zetten. De twee cijfers meten verschillende dingen, en wie ze door elkaar haalt, maakt elke benchmarkvergelijking waardeloos. Zelfs benchmarkbronnen gebruiken de termen niet consistent: het Time-to-Hire Factbook van Josh Bersin en AMS meet bijvoorbeeld de volledige doorlooptijd van vacature tot aanname, wat de meeste ATS'en juist time-to-fill noemen.

Time-to-fill meet het totale aantal kalenderdagen vanaf het moment dat een vacature wordt opengesteld tot het moment dat een kandidaat het aanbod accepteert. Dit cijfer omvat dus ook de periode waarin je nog aan het sourcen bent en nog geen enkele kandidaat in beeld is. Het is het cijfer dat het beste past bij budgettering en capaciteitsplanning, omdat het weergeeft hoe lang een positie werkelijk openstaat.

Time-to-hire meet het aantal dagen vanaf het moment dat een kandidaat je proces binnenkomt (de sollicitatie- of sourcingdatum) tot het moment van acceptatie. Dit cijfer zegt iets over de efficiëntie van je selectie- en beslisproces zodra er iemand in de pijplijn zit. Time-to-hire is per definitie altijd gelijk aan of korter dan time-to-fill.

Controleer daarom bij elke benchmark die je tegenkomt welke definitie de bron hanteert, en leg in je eigen rapportage één keer vast welke start- en einddatum je gebruikt. Dat ene afspraakje voorkomt maanden aan scheve vergelijkingen.

Hoe bereken je time-to-fill?

De formule is eenvoudig, maar de discipline zit in consistente start- en eindpunten. Reken je de ene keer vanaf het openstellen en de andere keer vanaf de eerste sollicitatie, dan zijn je cijfers onderling onvergelijkbaar.

Meet per maand of kwartaal. Eén uitschieter, bijvoorbeeld een executive search van negentig dagen, vertekent een enkele maand sterk. Een voortschrijdend gemiddelde over een kwartaal geeft een betrouwbaarder beeld, en een mediaan is nog robuuster omdat uitschieters daar minder zwaar in doorwegen.

Twee praktische regels houden je cijfer zuiver. Sluit permanent openstaande posities uit van je berekening, want die blazen je gemiddelde kunstmatig op. En houd je start- en eindpunt over alle berekeningen heen gelijk, zodat trends over tijd echt iets betekenen. Werkdagen of kalenderdagen maakt niet uit, zolang je maar consequent bent: benchmarks van Workable rekenen bijvoorbeeld in werkdagen, terwijl SHRM kalenderdagen gebruikt.

Wat is een goede time-to-fill in 2026?

Er bestaat geen universeel goed cijfer, alleen een cijfer dat past bij je branche, rolniveau en organisatiegrootte. SHRM meet internationaal een gemiddelde time-to-fill van 44 dagen. Voor de Nederlandse markt komt het Recruitmentkengetallen Onderzoek van Intelligence Group op gemiddeld 42 dagen, waarbij de beste 25% van de organisaties het in 28 dagen of minder doet. Voor schaarse IT- en techniekfuncties loopt dat in Nederland op tot 56 dagen of meer.

De trend is bovendien niet gunstig: het Time-to-Hire Factbook van Josh Bersin en AMS, gebaseerd op ruim een half miljoen datapunten uit meer dan 25 landen, laat zien dat de doorlooptijd al jaren stijgt en voor vrijwel alle rollen op recordhoogte staat. Meer interviewrondes, zwaardere screening en meer betrokken beslissers zijn de belangrijkste oorzaken.

Gebruik deze getallen als richting, niet als harde norm. De meest bruikbare vergelijking is die met je eigen historie: verbetert je cijfer kwartaal op kwartaal binnen dezelfde definitie, dan doe je het goed.

Hoe bereken je time-to-hire?

Time-to-hire volgt dezelfde logica als time-to-fill, maar met een ander startpunt. De klok begint bij het eerste contact met de kandidaat, niet bij het openstellen van de vacature.

Dit cijfer is het meest bruikbaar om je selectieproces te beoordelen. Een oplopende time-to-hire wijst bijna altijd op te veel interviewrondes of trage besluitvorming. Het onderzoek van Josh Bersin en AMS bevestigt dat het aantal interviews per plaatsing de afgelopen jaren fors is gestegen en dat juist moeilijk vervulbare rollen twee tot drie maanden of langer openstaan, terwijl eenvoudige rollen in zo'n veertien dagen worden gevuld.

Het verschil tussen je time-to-hire en je time-to-fill is precies je sourcingperiode: de tijd die verstrijkt voordat de eerste geschikte kandidaat in beeld is. Bij een Nederlandse gemiddelde time-to-fill van 42 dagen (Intelligence Group) en een selectieproces van pakweg vier weken, gaat er dus al snel twee weken zitten in zoeken alleen. Juist daar valt voor bureaus de meeste tijd te winnen, want die periode kost geld zonder dat er ook maar één gesprek plaatsvindt.

Wat is cost-per-hire en hoe bereken je het?

Cost-per-hire brengt in kaart wat het je werkelijk kost om één positie te vullen. Het is het cijfer dat directie en opdrachtgevers het snelst begrijpen, en tegelijk het cijfer dat het vaakst wordt onderschat. De berekening is gestandaardiseerd in de ANSI/SHRM-norm voor cost-per-hire, zodat organisaties onderling vergelijkbaar meten.

SHRM meet als gemiddelde cost-per-hire zo'n $4.700 voor niet-executive rollen; recentere SHRM-benchmarks komen uit rond $5.475. Voor executive-plaatsingen loopt het gemiddelde op tot circa $35.900 door langere zoektrajecten en hogere sourcingkosten. De spreiding per rol, land en bron is groot, dus lees deze bedragen als orde van grootte, niet als vaste norm.

Belangrijker dan het absolute bedrag is wat erbuiten valt. De standaardformule telt de vacaturekosten niet mee: het productiviteitsverlies zolang een positie leegstaat. Elke dag dat een rol openstaat, kost het bedrijf output. Een lage cost-per-hire die gepaard gaat met een lange time-to-fill is daardoor bedrieglijk: de rekening verschuift alleen naar een post die je niet meet. SHRM waarschuwt zelf ook dat de werkelijke kosten van werving flink hoger liggen dan de kale formule suggereert, tot drie à vier keer het maandsalaris van de rol.

Hoe hangen de drie cijfers samen?

De drie metrics vormen geen losse getallen maar een systeem. Ze beïnvloeden elkaar, en sturen op één ervan zonder naar de andere te kijken leidt tot verkeerde conclusies.

Een korte time-to-hire ziet er goed uit, maar zegt weinig als je time-to-fill hoog blijft: dan zit je probleem in de sourcing, niet in de selectie. Omgekeerd kan een lage cost-per-hire wijzen op zuinig werven, terwijl de verborgen vacaturekosten door een trage vulling juist oplopen. En snelheid forceren ten koste van kwaliteit leidt tot mislukte plaatsingen, waarbij je de hele kostenklok opnieuw op nul zet.

De gezonde leesregel: gebruik time-to-fill voor budgettering en capaciteit, time-to-hire om je selectieproces te beoordelen, en cost-per-hire om je totale efficiëntie te bewaken. Kijk naar de verhouding tussen de drie, niet naar één cijfer in isolatie.

Voor staffingbureaus komt daar een extra dimensie bij: het aantal vacatures per recruiter. Intelligence Group meet dat een gemiddelde corporate recruiter 13 vacatures tegelijk beheert, terwijl outperformers er 7 hebben. Wie zijn recruiters overlaadt, ziet alle drie de cijfers tegelijk verslechteren, hoe goed het proces op papier ook is.

Hoe verkort je de doorlooptijd zonder kwaliteit te verliezen?

Snelheid en kwaliteit worden vaak als tegenpolen gepresenteerd, maar de data laat vooral zien dat traagheid kandidaten kost. Robert Half meet dat 62% van de professionals de interesse verliest als ze twee weken na het eerste gesprek niets horen; na drie weken zonder update loopt dat op tot 77%. Wie traag beslist, kiest dus niet zorgvuldiger, maar uit een kleinere vijver.

De grootste structurele winst zit aan de voorkant: de sourcingfase die de kloof tussen time-to-hire en time-to-fill bepaalt. Wie sneller een geschikte, warme kandidaat in beeld heeft, verkort de fill-tijd, verlaagt de verborgen vacaturekosten en verkleint de kans dat de kandidaat ondertussen afhaakt. Dat begint bij weten wie er in je eigen netwerk beweegt.

Veelgestelde vragen

Lees ook